Il fondo dei negativi e delle diapositive a colori e di diverso formato di Luigi Ghirri è costituito da più di 180.000 pezzi. Il fondo è pervenuto alla Fototeca per il desiderio, nel 1990, di Luigi Ghirri che dal 1980 iniziò una intensa collaborazione con l’Amministrazione comunale della città organizzando mostre, incontri e realizzando progetti. Con la sua morte gli eredi hanno dato seguito alla volontà dell’autore e il suo archivio è stato interamente donato all'Istituto Beni Culturali della Regione Emilia Romagna ed è conservato ora presso la Fototeca della Biblioteca Panizzi di Reggio Emilia.

Del fondo è stato redatto un inventario indicizzato per soggetti geografici, per nomi di persone e per titoli dei progetti di ricerca dell’autore. E’ stato inoltre avviato un progetto di digitalizzazione dei negativi e delle diapositive per la visualizzazione delle immagini e la salvaguardia dei fragili materiali a colori. L’inventario è consultabile su richiesta.

Procedure per la consultazione dell’Archivio Ghirri (negativi e positivi)
a) gli studenti, studiosi e ricercatori devono inviare alla Direzione e in cc alla Fototeca, la richiesta con la lettera di presentazione del loro professore di riferimento;
b) gli studiosi devono inviare, sempre alla Direzione e in cc alla Fototeca, le motivazioni della loro ricerca (es: se solo per consultazione o per pubblicazione);
c) idem per le case editrici.
La consultazione degli originali, positivi e negativi, è concessa su appuntamento e segue la procedura dei rari e preziosi, sotto sorveglianza e dotando l'utente di visore e guanti di cotone.

In Fototeca, inoltre, sono conservati più di 1.000 vintage prints, menabò (donati alla Fototeca dall’autore) e ristampe eseguite dal Arrigo Ghi con la supervisione di Paola Borgonzoni Ghirri per la realizzazione della mostra antologica del 2001.